Thông cáo Báo chí (Press Release)
1. Định nghĩa
Thông cáo Báo chí (Press Release) là một văn bản thông báo chính thức (official statement) được một tổ chức/doanh nghiệp gửi đến các cơ quan truyền thông (báo chí, đài truyền hình, v.v.) với mục đích công bố một thông tin có giá trị tin tức (newsworthy).
Đây là công cụ cơ bản và truyền thống nhất trong Quan hệ Báo chí (Media Relations) để thu hút Earned Media.
2. Mục đích
Mục đích là để thuyết phục nhà báo/biên tập viên rằng thông tin của bạn đủ quan trọng và thú vị để họ viết một bài báo về nó.
Các lý do phổ biến để phát hành TCBC:
- Ra mắt sản phẩm mới (Product Launch).
- Tổ chức sự kiện lớn (Event).
- Thông báo Kết quả Tài chính (Financial Results).
- Bổ nhiệm nhân sự cấp cao (ví dụ: CEO mới).
- Xử lý khủng hoảng (ví dụ: đính chính thông tin).
- Công bố một nghiên cứu/dữ liệu mới (Research).
- Thông báo về hoạt động Trách nhiệm Xã hội (CSR - Corporate Social Responsibility).
3. Cấu trúc Chuẩn của một Thông cáo Báo chí
Một TCBC chuyên nghiệp luôn tuân theo một cấu trúc nghiêm ngặt để nhà báo dễ dàng nắm bắt thông tin:
- Tiêu đề (Headline): (Rất quan trọng) Phải giống như một tiêu đề báo. Ngắn gọn, súc tích, tóm tắt toàn bộ tin tức.
- Ngày/Địa điểm (Dateline): (Ví dụ: “TP. Hồ Chí Minh, Ngày 05/11/2025 –”).
- Đoạn Mở đầu (Lead Paragraph): (Quan trọng nhất) Tóm tắt 5W1H (Who, What, When, Where, Why, How) trong ngay câu đầu tiên. Nhà báo rất bận, họ chỉ đọc câu này để quyết định có đọc tiếp hay không.
- Thân bài (Body): Cung cấp thêm chi tiết, bối cảnh, và các trích dẫn (Quotes) từ lãnh đạo cấp cao (ví dụ: “Bà Nguyễn Văn A, CEO công ty, cho biết…”).
- Thông tin Chung (Boilerplate): Một đoạn văn ngắn tiêu chuẩn ở cuối, mô tả về công ty (“Về Công ty ABC…”).
- Thông tin Liên hệ (Media Contact): Tên, SĐT, Email của người phụ trách PR để nhà báo liên hệ nếu cần thêm thông tin.