Kiểm soát
Định nghĩa
Kiểm soát (Controlling) là chức năng thứ tư và cuối cùng trong bốn chức năng quản trị (POLC).
Đây là quá trình giám sát (monitoring), so sánh (comparing) hiệu suất thực tế với các mục tiêu hoặc tiêu chuẩn đã đề ra trong chức năng Hoạch định, và thực hiện hành động khắc phục (correcting) nếu có sai lệch.
Kiểm soát đảm bảo rằng tổ chức đang đi đúng hướng để đạt được mục tiêu của mình.
Mối liên hệ với Hoạch định
Hoạch định và Kiểm soát là hai chức năng “song sinh”.
- Hoạch định thiết lập mục tiêu và tiêu chuẩn.
- Kiểm soát đo lường xem các mục tiêu đó có đạt được hay không. Không thể Kiểm soát nếu không có Kế hoạch (Hoạch định), và Kế hoạch sẽ vô nghĩa nếu không có Kiểm soát.
Quy trình Kiểm soát (3 bước)
-
Đo lường Hiệu suất (Measuring Performance):
- Thu thập dữ liệu thực tế (Ví dụ: Doanh số thực tế, số lỗi sản phẩm, thời gian phản hồi KH).
-
So sánh với Tiêu chuẩn (Comparing):
- So sánh dữ liệu đo lường (bước 1) với mục tiêu/tiêu chuẩn đã đặt ra (từ bước Hoạch định).
- Xác định mức độ sai lệch (deviation).
-
Thực hiện Hành động (Taking Action):
- Nếu Đạt/Vượt: Ghi nhận, khen thưởng.
- Nếu có Sai lệch (Không đạt):
- Hành động Khắc phục (Corrective Action): Sửa chữa vấn đề (ví dụ: đào tạo lại nhân viên, sửa máy).
- Điều chỉnh Tiêu chuẩn: Nếu thấy tiêu chuẩn đặt ra là phi thực tế (quá cao hoặc quá thấp).
Các Loại hình Kiểm soát
- Kiểm soát Lường trước (Feedforward): Ngăn ngừa vấn đề trước khi xảy ra (ví dụ: kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu đầu vào).
- Kiểm soát Đồng thời (Concurrent): Sửa lỗi trong khi quá trình diễn ra (ví dụ: giám sát trực tiếp, quản lý đi vòng quanh).
- Kiểm soát Phản hồi (Feedback): Sửa lỗi sau khi hoạt động đã hoàn thành (ví dụ: xem báo cáo tài chính cuối tháng, khảo sát hài lòng của KH).