Hoạch định
Định nghĩa
Hoạch định (Planning) là chức năng đầu tiên và cơ bản nhất trong bốn chức năng quản trị (POLC).
Nó bao gồm quá trình thiết lập mục tiêu (Setting Goals) cho tổ chức và xác định con đường (Developing Plans) tốt nhất để đạt được các mục tiêu đó.
Hoạch định trả lời các câu hỏi:
- What? (Chúng ta muốn đạt được điều gì? - Mục tiêu)
- How? (Chúng ta sẽ làm thế nào để đạt được? - Kế hoạch)
- When? (Khi nào làm?)
- Who? (Ai làm?)
Tầm quan trọng
- Cung cấp Định hướng: Giúp mọi người trong tổ chức biết họ đang đi đâu và cần làm gì (giống như bản đồ).
- Giảm thiểu Bất định: Giúp nhà quản trị lường trước các thay đổi của môi trường và chuẩn bị phương án.
- Tối ưu Nguồn lực: Tránh lãng phí, trùng lặp nỗ lực.
- Thiết lập Tiêu chuẩn: Hoạch định tạo ra các mục tiêu và tiêu chuẩn, đây là cơ sở cho chức năng Kiểm soát.
Các Cấp độ Hoạch định
-
Hoạch định Chiến lược (Strategic Planning):
- Cấp độ: Cấp cao nhất (Top Management).
- Thời gian: Dài hạn (3-5+ năm).
- Mục tiêu: Xác định Tầm nhìn (Vision), Sứ mệnh (Mission) và các mục tiêu tổng thể của toàn tổ chức.
-
Hoạch định Chiến thuật (Tactical Planning):
- Cấp độ: Cấp trung (Middle Management).
- Thời gian: Trung hạn (1-3 năm).
- Mục tiêu: Triển khai các kế hoạch chiến lược thành các kế hoạch cụ thể cho từng bộ phận (Marketing, Tài chính…).
-
Hoạch định Tác nghiệp (Operational Planning):
- Cấp độ: Cấp cơ sở (First-line Management).
- Thời gian: Ngắn hạn (hàng ngày, tuần, tháng, < 1 năm).
- Mục tiêu: Các kế hoạch chi tiết, cụ thể (tiến độ, lịch làm việc) để thực hiện kế hoạch chiến thuật.